In diesen Tagen findet der letzte Beitragseinzug für das Jahr 2022 statt. Zum Jahresabschluss erstmals mit der neuen Vereinsverwaltung „S-Verein“ von der Sparkasse. Eine Cloud basierte Verwaltungssoftware die das völlig veraltete System ablöst. Martin Mühlhan hat die neue Software auf der letzten Erweiterten Vorstandssitzung Ende September vorgestellt und eingerichtet. SVH-Finanzchef Dietmar Bouwmann hat mit Unterstützung der einzelnen Abteilungen die unklaren Mitgliedsfragen aufgearbeitet und aktualisiert.

Eine neue Vereinssoftware steht schon lange auf der Wunschliste der Damen auf der Geschäftsstelle. Aber auch der Erweiterte Vorstand freut sich auf die neuen Möglichkeiten. Ab sofort haben die Abteilungsvorstände die Chance Ihre Mitglieder eigenständig zu verwalten und zu pflegen. Hinzu kommt ein neues Statistiktool, was uns die Möglichkeit gibt, Entwicklungen in den Abteilungen besser und schneller zu erfassen und zu bewerten.

Der Aufwand für die Geschäftsstelle wird nach einer Eingewöhnungszeit deutlich geringer. Musste in der Vergangenheit alles manuell gepflegt werden, so erkennt jetzt das System automatisch, wenn z. B. ein Jugendlicher die Volljährigkeit erreicht hat und dadurch den vollen Beitrag zu entrichten hat. Mitglieder mit einem Ermäßigungsanspruch erhalten die Vergünstigung nur noch für die Dauer von einem Jahr und müssen ab sofort die Ermäßigungsberechtigung eigenständig einreichen um die Ermäßigung zu erhalten.

„Das vereinfacht unseren stark gestiegenen Verwaltungsaufwand erheblich und wir können die Zeit für andere Aufgaben sinnvoll nutzen. Außerdem sorgt die neue Software für deutlich mehr Gerechtigkeit, da alle Mitglieder jetzt den korrekten Beitrag zahlen. Alles was manuell angefasst wird ist eine Fehlerquelle, diese haben wir nun nahezu geschlossen“ freut sich Geschäftsstellenleiter und Präsiden Marc Sandmann.  

„Der erste Einzug kann vielleicht noch etwas holprig verlaufen, das gehört bei so einer großen Umstellung aber dazu. Wir hoffen hier auf die Kooperation und das Verständig unserer Mitglieder, wenn nicht alles auf Anhieb klappt“ ist sich Dietmar Bouwmann sicher.